INFORMATIVA SUL TRATTAMENTO DEI DATI PERSONALI

ai sensi degli artt. 13-14 del Regolamento UE 2016/679 (GDPR)

Empatica.Mente APS  |  www.empaticamente.org

Versione aggiornata – Maggio 2026

  1. TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento dei dati personali raccolti tramite il sito web www.empaticamente.org è:

  • Denominazione: Mente APS
  • Sede legale: Via della Giuliana 66, 00195 Roma (RM)
  • Codice Fiscale / P.IVA: 96638370583
  • E-mail di contatto: info@empaticamente.org
  1. TIPOLOGIE DI DATI PERSONALI TRATTATI

A seconda delle finalità e delle pagine visitate o dei moduli compilati, il sito raccoglie le seguenti categorie di dati:

2.1  Dati di navigazione

I sistemi informatici e le procedure software preposte al funzionamento del sito acquisiscono, nel corso del loro normale esercizio, alcuni dati personali la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet (es. indirizzi IP, tipo di browser, sistema operativo, pagine visitate, ora della visita). Questi dati sono trattati per finalità tecniche e di sicurezza e non vengono conservati oltre il tempo strettamente necessario.

2.2  Dati forniti volontariamente tramite moduli di contatto

Tramite il modulo di contatto disponibile nella pagina Contatti e gestito tramite il plugin SureForms, l’utente può trasmettere volontariamente i propri dati (nome, cognome, indirizzo e-mail, messaggio). Il conferimento di tali dati è facoltativo ma necessario per ricevere una risposta.

2.3  Dati raccolti tramite il modulo di iscrizione all’Associazione 

Tramite la pagina “Iscriviti” (www.empaticamente.org/iscriviti), realizzata con il plugin SureForms, vengono raccolti i seguenti dati personali obbligatori ai fini dell’adesione all’Associazione:

  • Nome e cognome
  • Data e luogo di nascita
  • Codice Fiscale
  • Residenza (via, città, provincia, CAP)
  • Indirizzo e-mail
  • Numero di telefono (facoltativo)
  • Eventuale regione/sezione di riferimento
  • Consenso al trattamento dei dati personali ai sensi del GDPR
  • Firma digitale / dichiarazione di accettazione dello Statuto e del Regolamento

Il conferimento di tali dati è necessario per procedere alla valutazione e all’accettazione della domanda di iscrizione. Il rifiuto di fornire i dati obbligatori impedisce il perfezionamento dell’iscrizione.

I dati raccolti tramite il modulo di iscrizione sono trattati dal plugin SureForms e memorizzati all’interno del database WordPress dell’Associazione, ospitato su server Aruba (Italia). Non vengono trasferiti verso paesi terzi extra-UE.

2.4  Dati raccolti nella pagina 5×1000 

La pagina dedicata al 5×1000 (www.empaticamente.org/5×1000) non prevede la raccolta diretta di dati personali da parte dell’Associazione. La pagina ha scopo puramente informativo e illustra le modalità con cui il contribuente può destinare la quota del 5×1000 dell’IRPEF a Empatica.Mente APS, indicando il Codice Fiscale dell’Associazione (96638370583) nella propria dichiarazione dei redditi.

Eventuali comunicazioni spontanee da parte degli utenti (es. moduli di contatto presenti nella pagina) sono trattate ai sensi di quanto indicato al punto 2.2. I dati relativi ai contribuenti che hanno destinato il 5×1000 all’Associazione vengono trasmessi all’Agenzia delle Entrate secondo le modalità previste dalla normativa fiscale vigente e trattati dall’Associazione per le sole finalità istituzionali consentite dalla legge.

  1. FINALITÀ E BASI GIURIDICHE DEL TRATTAMENTO

I dati personali raccolti sono trattati per le seguenti finalità:

Finalità

Base giuridica

Risposta alle richieste di contatto

Esecuzione di misure precontrattuali / Legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. b/f GDPR)

Iscrizione all’Associazione e gestione del rapporto associativo

Esecuzione di un contratto o misure precontrattuali (art. 6 par. 1 lett. b GDPR)

Adempimenti fiscali, contabili e legali (inclusa gestione 5×1000)

Obbligo legale (art. 6 par. 1 lett. c GDPR)

Invio di comunicazioni istituzionali, newsletter e aggiornamenti associativi

Consenso dell’interessato (art. 6 par. 1 lett. a GDPR)

Sicurezza del sito e prevenzione di frodi

Legittimo interesse (art. 6 par. 1 lett. f GDPR)

Gestione dei cookie e delle preferenze di navigazione

Consenso (art. 6 par. 1 lett. a GDPR) / Legittimo interesse per i cookie tecnici

 

  1. PERIODO DI CONSERVAZIONE DEI DATI

I dati personali sono conservati per il tempo strettamente necessario al raggiungimento delle finalità per cui sono stati raccolti, e comunque nel rispetto dei termini previsti dalla normativa vigente:

  • Dati di navigazione: massimo 12 mesi, salvo esigenze di sicurezza o accertamento di illeciti
  • Dati del modulo di contatto: fino a 12 mesi dalla risposta, o fino a revoca del consenso
  • Dati del modulo di iscrizione (inclusi CF, residenza, ecc.): per tutta la durata del rapporto associativo e successivamente per gli obblighi fiscali e legali (di norma 10 anni dalla cessazione del rapporto)
  • Dati relativi al 5×1000: conservati per i termini previsti dalla normativa fiscale (di norma 10 anni)
  • Dati per l’invio di newsletter/comunicazioni: fino alla revoca del consenso
  1. DESTINATARI DEI DATI

I dati personali potranno essere comunicati, nei limiti strettamente necessari alle rispettive finalità, alle seguenti categorie di soggetti:

  • Aruba S.p.A. – fornitore di servizi di hosting e posta elettronica (server localizzati in Italia)
  • SureForms (Brainstorm Force) – fornitore del plugin per la gestione dei moduli online
  • OttoKit (SureTriggers) – fornitore di automazioni integrate con SureForms
  • CookieYes – fornitore del servizio di gestione del consenso ai cookie
  • Amministrazione finanziaria (Agenzia delle Entrate) – per gli adempimenti relativi al 5×1000 e agli obblighi fiscali
  • Collaboratori e volontari dell’Associazione – limitatamente ai dati necessari per la gestione associativa, vincolati da accordi di riservatezza
  • Autorità giudiziarie o amministrative – nei casi previsti dalla legge

I dati non vengono venduti, ceduti o comunicati a terzi per finalità commerciali o di profilazione.

  1. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO PAESI TERZI

I dati personali sono trattati prevalentemente all’interno del territorio dell’Unione Europea. Alcuni plugin (es. SureForms/Brainstorm Force, CookieYes) potrebbero trasmettere dati tecnici verso server localizzati in paesi extra-UE; in tal caso il trasferimento avviene nel rispetto delle garanzie previste dal Capo V del GDPR (es. Clausole Contrattuali Standard, decisioni di adeguatezza della Commissione Europea). Per maggiori informazioni sui singoli fornitori, si rinvia alle rispettive informative sulla privacy.

  1. DIRITTI DEGLI INTERESSATI

Ai sensi degli artt. 15-22 del GDPR, l’interessato ha il diritto di:

  • Accesso: ottenere conferma che sia in corso un trattamento di dati personali che lo riguardano e, in tal caso, di accedere a tali dati (art. 15)
  • Rettifica: ottenere la rettifica dei dati personali inesatti e/o l’integrazione di quelli incompleti (art. 16)
  • Cancellazione (diritto all’oblio): ottenere la cancellazione dei dati personali, nei casi previsti dalla legge (art. 17)
  • Limitazione del trattamento: ottenere la limitazione del trattamento nei casi previsti dall’art. 18
  • Portabilità dei dati: ricevere i dati in formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico (art. 20)
  • Opposizione: opporsi in qualsiasi momento al trattamento basato sul legittimo interesse (art. 21)
  • Revoca del consenso: revocare il consenso in qualsiasi momento, senza che ciò pregiudichi la liceità del trattamento basata sul consenso prima della revoca
  • Reclamo all’autorità di controllo: proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali (www.garanteprivacy.it)

Le richieste di esercizio dei diritti possono essere inviate all’indirizzo e-mail: info@empaticamente.org. Il Titolare risponderà entro 30 giorni dalla ricezione della richiesta, salvo proroga nei casi previsti dall’art. 12 GDPR.

  1. COOKIE E TECNOLOGIE DI TRACCIAMENTO

Il sito utilizza cookie e tecnologie simili. La gestione del consenso è affidata al plugin CookieYes, che consente all’utente di accettare o rifiutare le diverse categorie di cookie (tecnici, analitici, di profilazione, di terze parti). Per informazioni dettagliate sui cookie utilizzati, si rimanda alla Cookie Policy disponibile sul sito.

  1. MISURE DI SICUREZZA

Il Titolare adotta misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i dati personali da accessi non autorizzati, perdita, distruzione o diffusione illecita, tra cui:

  • Connessione HTTPS con certificato SSL/TLS
  • Accesso all’area amministrativa WordPress protetto dal plugin Loginizer Pro (protezione da attacchi brute-force, autenticazione a due fattori)
  • Cache e ottimizzazione gestite da Aruba HiSpeed Cache su infrastruttura Aruba
  • Backup periodici dei dati gestiti da Aruba
  • Accesso ai dati degli iscritti limitato ai soli soggetti autorizzati
  1. MODIFICHE ALLA PRESENTE INFORMATIVA

Il Titolare si riserva di apportare modifiche o aggiornamenti alla presente Informativa, in particolare a seguito di variazioni normative o dei servizi erogati. Le modifiche vengono pubblicate su questa pagina con aggiornamento della data di versione. Si invitano gli utenti a consultare periodicamente la presente pagina.

La presente Informativa è aggiornata a Maggio 2026 e include le seguenti novità rispetto alla versione precedente:

  • Aggiunta della sezione relativa al modulo di iscrizione (pagina “Iscriviti”) e ai dati raccolti con SureForms (CF, residenza e altri dati anagrafici)
  • Aggiunta della sezione relativa alla pagina 5×1000 e al trattamento dei dati dei contribuenti
  • Aggiornamento dell’elenco dei fornitori/responsabili del trattamento (SureForms, OttoKit, CookieYes, Loginizer Pro)

 

Empatica.Mente APS  –  Via della Giuliana 66, 00195 Roma  –  CF 96638370583  –  info@empaticamente.org

 

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